PROCESO CONTABLE MANUAL Y SISTEMATIZADO.

La información contable de una organización es elaborada a través de lo que llamamos proceso contable.

El proceso contable es un ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para obtener estados financieros.

El proceso se conforma de los siguientes pasos:

      Registrar las transacciones en el diario.

     Pasar la información del diario general al mayor general.

     Obtener la balanza de comprobación.

     Registrar los asientos de ajuste.

     Obtener la balanza de comprobación ajustada.

     Formular los estados financieros.

     Hacer los asientos del cierre.

     Obtener la balanza de comprobación después del cierre.

En el proceso contable tenemos en cuenta también lo que es  el sistema de partida doble, periodo contable y todos sus conceptos.

 CONCEPTOS DE TERCEROS Y CENTROS DE COSTO.

 Conceptos de terceros.

La contabilidad se conforma del registro de los hechos económicos realizados entre la empresa y terceros ya sean clientes o proveedores.

Como se indicaba anteriormente  en la contabilidad los terceros son aquellos entes, ya sea persona natural o jurídica que tiene relaciones comerciales con la empresa, ellos pueden ser a aquellos clientes que adquieran los bienes o servicios de la entidad o en su defecto provean en la actividad económica de esta.

El objetivo de la contabilidad es poder registrar cada uno de los hechos económicos realizados en la empresa con sus terceros, por tanto esto debe ser registrado de manera individual, con el objetivo de identificar dentro de la contabilidad ese hecho especifico.

                                                                          

Centros de costo.

Un centro de costos es una división que genera costos para la entidad económica, pero únicamente de manera indirecta genera beneficio o utilidad. Por ejemplo encontramos los departamentos de investigación y desarrollo, mercadotecnia  y servicio al cliente. Las entidades económicas pueden elegir clasificar estos centros como centros de utilidad o de inversión, pero debido al impacto negativo en la utilidad estos son la primera división en tomarse en cuenta al momento de hacer recorte de presupuesto o restructuración.

  REPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS.

Reportes.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que los reportes contables son son estados financieros preparados por contadores para mostrar la situación financiera de una empresa en un tiempo definido. Entre los reportes contables encontramos:

·         Balance general.

·         Estado de resultados.

·         Estado de cambios al capital contable.

·         Estado de flujo de efectivo.

               

                                                                                                     

Comprobantes.

Todas las partidas asentadas en los libros de resumen y aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas por comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Los comprobantes deben ser elaborados con numeración consecutiva indicando el día de su elaboración y con las firmas de las personas que los autorizaron y elaboraron.

Libros.

Los estados financieros deben ser elaborados con fundamentos en en los libros en los cuales se hubiesen asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

CUENTAS UTILIZADAS PARA LOS REGISTROS DE.

 Devengados.

Es el valor total de los ingresos que obtiene un empleado en un mes o en una quincena según sea el caso,  este se compone por el sueldo básico, horas extras, recargos, comisiones y auxilio de transporte, las cuentas que se registran para los devengados son las siguientes:

25050 salarios por pagar.

261005 cesantías.

261010 intereses de las cesantías.

261015 vacaciones.

261020 prima de servicios.

Deducidos.

Las deducciones  al contrario de los devengados, son dineros que se descuentan del salario del empleado ya sea para realizar aportes a la seguridad social o simplemente por descuentos establecidos entre el empleado y el empleador, las cuentas para los deducidos son las siguientes:

237005 aportes a entidades promotoras de salud, E.P.S

238030 fondos de pensión

237025 Embargos judiciales

237030 Libranzas

237035 Sindicatos

237040 Cooperativas

237045 Fondos

237095 otros descuentos

Provisiones.

Las provisiones de nomina son aquellos valores que representan importantes estimados para hacer frente a situaciones que puedan originar obligaciones para la empresa. Las provisiones de nomina consisten en cuantificar tanto el monto probable de la obligación como la probabilidad de su realización.las cuentas para las provisiones son las siguientes.

510536 Prima de servicios.

510530 Cesantías.

510533 Intereses sobre las cesantías.

510539 Vacaciones.

Apropiaciones.

Son valores que la empresa debe pagar, como lo es la salud, la pensión en el porcentaje que a esta le corresponde, riesgos profesionales en su totalidad, aportes parafiscales (SENA, ICBF) las prestaciones sociales  ( prima de servicios, cesantías, intereses sobre las cesantías, dotación, vacaciones) se llaman apropiaciones porque a diferencia del devengado que se paga en la quincena o a finalizar el mes las apropiaciones son pagadas al iniciar el siguiente mes o un año después, según sea el caso.las cuentas para las apropiaciones son las siguientes:

510578 SENA

510575 Aportes ICBF

510572 Aportes caja de compensación familiar

510568 Aportes a administradoras de riesgos laborales, ARL

510551 Dotación y suministro a trabajadores

510569 Aportes a entidades promotoras de salud, EPS

510570 Aportes a fondos de pensiones y /o cesantías.

Retención en la fuente para empleados.

La retención en la fuente es un anticipo a la renta para efectos legales, en el caso de un empleado la retención se realiza a partir de 10 SMMLV, La cuenta para retención en la fuente es la siguiente:

236505 Retención en la fuente para salarios y pagos laborales

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 

 Unos Vídeos que nos enseña de forma didáctica la importancia del manejo de la documentación de mi compañía.

Tener las tablas de retención nos permite tener la historia y soporte legal de nuestra EMPRESA.

EL R.U.T.

Una comedia para aprender la importancia de inscribirse y de tener el R.U.T.

Aunque hace unos días, la Red de Justicia Tributaria había señalado que el resultado del recaudo de impuesto en el país fue deficitario, el director de la Dian, Santiago Rojas, confirmó que el ingreso bruto obtenido el año pasado fue de 114,3 billones de pesos.

Dicha cifra implica que la meta de ingresos por impuestos se sobrepasó en un 2 por ciento y que el crecimiento de la misma, con respecto al año anterior, fue de 8,5 por ciento.

De acuerdo con lo expresado por Rojas, los ingresos tributarios fueron impulsados por el IVA. “Su desempeño fue mejor de lo esperado. Se recaudó más de un billón de pesos por encima de lo previsto”, indicó el funcionario.

Otros impuestos, como el de retención en la fuente y los recaudos que se hacen a través de aduanas, también estuvieron en línea con los cálculos hechos por el Gobierno, expresó Rojas.

Lo que sí estuvo en declive fue el impuesto de renta, por el cual, la autoridad recaudadora esperaba obtener 42,7 billones de pesos y el resultado, según las estadísticas de la Dian, fue de 39,3 billones.

Al respecto, Rojas explica que se debe a que “ya se sienten los primeros efectos de la caída en la renta petrolera”. 

Además, agregó: “teníamos una expectativa mayor con el Imán (impuesto mínimo alternativo), que no se dio como se esperaba”.

Según el funcionario, también hubo un gran número de contribuyentes que declararon ingresos por menor valor a lo que les correspondía declarar, por lo que este año se implementará con más fuerza, el plan de fiscalización a la renta de las personas naturales.

En cuanto a la meta prevista para 2015, cuando se habla de un año complejo para la economía, por el bajo precio en el petróleo que impactará las finanzas públicas, Rojas manifestó que el Ministerio de Hacienda está haciendo los análisis para establecerla.

La Red de Justicia Tributaria llamó la atención sobre la tendencia que se está observando en la tasa de crecimiento del recaudo, pues en el 2011 creció en 23,3 por ciento y ahora, solo en 8,5 por ciento.

Cabe destacar que a los trabajadores de la entidad, que les asignan un incentivo semestral (de 200 % máximo), con base en el cumplimiento de la meta de recaudo, les aprobaron el del último semestre del año pasado en 191 por ciento, correspondiente a una meta lograda de 99 por ciento.

El régimen común en el impuesto a las ventas y sus obligaciones.

Respecto al Impuesto a las ventas existen dos responsables; el Régimen común y el Régimen simplificado.

Se considera responsable del impuesto a las ventas toda Persona natural oPersona jurídica que venda productos o preste servicios gravados con el Iva.

Son responsables del Impuesto a las ventas pertenecientes al régimen común, todas las personas jurídicas y aquellas personas naturales que no cumplan los requisitos para pertenecer el Régimen simplificado. Toda Persona jurídica por el solo hecho de ser jurídica pertenece al régimen común. Las personas naturales solo serán responsables del régimen común si no cumplen todos o uno de los requisitos que la norma establece para poder formar parte del Régimen simplificado.

Cuando una persona natural en un periodo determinado deje de cumplir uno o varios de los requisitos que le permiten estar en el Régimen simplificado, deberá actualizar el Rut en el periodo siguiente y pasarse o inscribirse en el régimen común. Recordemos que en el Impuesto a las ventas, el periodo es de dos meses, por lo que si supera los topes en el periodo 4, en el periodo 5 ya debe ser responsable del régimen común y cumplir con todas sus obligaciones.

Obligaciones del régimen común.

Llevar contabilidad.

Todo comerciante debe llevar Contabilidad de acuerdo a los Principios de contabilidad generalmente aceptados, y esto supone inscribirse en el Registro mercantil, donde también deberá inscribir los Libros de contabilidad o Libros de comercio.

Respecto a la obligación de llevar Contabilidad, esta, según el Código de comercio, solo lo es para los comerciantes (Personas que ejeren Actos mercantiles), mas no para los no comerciantes, como por ejemplo para las personas que ejercen una Profesión liberal, quienes no están obligadas a llevar contabilidad por lo que no se les puede exigir. Esto no impide que el contribuyente lleve registros contables que le permitan tener un control de sus operaciones.

Respecto a la validez de la contabilidad como prueba, el artículo 772 establece que la contabilidad constituye prueba a favor del contribuyente siempre y cuando se lleve en debida forma.

El no llevar Contabilidad estando obligado o no llevarla debidamente, es sancionable en los términos del artículo 655 del Estatuto tributario.

El artículo 654 señala cuales son los hechos que se considera irregulares en la contabilidad y que se consideran sancionables.

La obligación de llevar contabilidad no está dada por pertenecer o no al régimen común, sino por ser comerciante, de suerte que aquellas personas naturales que no son comerciantes y que pertenecen al régimen común, no están obligadas a llevar contabilidad. [Consulte: Obligados a llevar contabilidad]
[adsense]
Inscribirse en el Rut

Toda persona perteneciente al régimen común debe inscribirse en el Rut o actualizarlo si ha estado inscrito antes como Régimen simplificado.

RETENCION EN LA FUENTE

Todos hablamos de la retención en la fuente, de los conceptos de retención, las bases y tarifas de retención, y son pocas las personas que se preguntan qué es en sí la retención en la fuente.

La creencia general, es que la retención en la fuente es un impuesto, algo que es absolutamente equivocado.

La retención en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de recado anticipado de un impuesto.

La retención en la fuente, lo que hace es recaudar un impuesto en el momento en que ocurre el hecho generador del mismo.

Los impuestos operan por periodos que pueden ser mensuales, bimestral, anuales, etc., lo que significa que el estado para poder cobrar o recaudar un impuesto debe esperar a que transcurra el periodo del impuesto.

Mediante la figura de la retención en la fuente, el estado ya no debe esperar por ejemplo un año para recaudar el impuesto de renta, sino que cada mes lo cobra, de esta forma asegura un flujo constante de recursos.

La retención en la fuente, es pues una forma de recaudar un impuesto lo más pronto posible, sin tener que esperar a que transcurra el periodo del impuesto.

Por ejemplo, cuando se hace una venta se obtiene un ingreso, y un ingreso por venta de productos o servicios es una operación que conduce a que el contribuyente pueda incrementar su patrimonio, por lo que es un ingreso que puede estar gravado con el impuesto de renta, razón por la cual, al momento que el cliente hace el pago, éste debe retener un valor por concepto de impuesto de renta. Es por eso que si la venta es de $100 el cliente pagará sólo $96,5 pues los otros $3,5 los retiene como anticipo o pago anticipado del impuesto de renta, así que al momento de hacer cada venta, el contribuyente va pagando el impuesto que va generando, de suerte que al finalizar el año, muy posiblemente ya haya pagado todo el impuesto que le corresponde por ese año, y quizás hasta le sobre generando un saldo a favor.

Como la retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto, para cada impuesto hay retención. Hay retención en la fuente para el impuesto de renta, el impuesto de Iva, de Timbre y de industria y comercio.

Otro concepto generalizado equivocado es el de asimilar el término retefuentecon retención en la fuente a título del impuesto de renta, lo cual no es correcto toda vez que existe retefuente por renta, retefuente por iva, retefuente por Ica, etc.

Aprendamos con esta clase del IVA

Un paso para ir entrando en materia sobre la aplicación del IVA y les comparto el blog Elsa Mara para que sigan investigando y aprendiendo mas de Contabilidad  http://elsamaracontable.blogspot.com.co/, en la pestaña impuestos.