PROCESO CONTABLE MANUAL Y SISTEMATIZADO.

La información contable de una organización es elaborada a través de lo que llamamos proceso contable.

El proceso contable es un ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para obtener estados financieros.

El proceso se conforma de los siguientes pasos:

      Registrar las transacciones en el diario.

     Pasar la información del diario general al mayor general.

     Obtener la balanza de comprobación.

     Registrar los asientos de ajuste.

     Obtener la balanza de comprobación ajustada.

     Formular los estados financieros.

     Hacer los asientos del cierre.

     Obtener la balanza de comprobación después del cierre.

En el proceso contable tenemos en cuenta también lo que es  el sistema de partida doble, periodo contable y todos sus conceptos.

 CONCEPTOS DE TERCEROS Y CENTROS DE COSTO.

 Conceptos de terceros.

La contabilidad se conforma del registro de los hechos económicos realizados entre la empresa y terceros ya sean clientes o proveedores.

Como se indicaba anteriormente  en la contabilidad los terceros son aquellos entes, ya sea persona natural o jurídica que tiene relaciones comerciales con la empresa, ellos pueden ser a aquellos clientes que adquieran los bienes o servicios de la entidad o en su defecto provean en la actividad económica de esta.

El objetivo de la contabilidad es poder registrar cada uno de los hechos económicos realizados en la empresa con sus terceros, por tanto esto debe ser registrado de manera individual, con el objetivo de identificar dentro de la contabilidad ese hecho especifico.

                                                                          

Centros de costo.

Un centro de costos es una división que genera costos para la entidad económica, pero únicamente de manera indirecta genera beneficio o utilidad. Por ejemplo encontramos los departamentos de investigación y desarrollo, mercadotecnia  y servicio al cliente. Las entidades económicas pueden elegir clasificar estos centros como centros de utilidad o de inversión, pero debido al impacto negativo en la utilidad estos son la primera división en tomarse en cuenta al momento de hacer recorte de presupuesto o restructuración.

  REPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS.

Reportes.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que los reportes contables son son estados financieros preparados por contadores para mostrar la situación financiera de una empresa en un tiempo definido. Entre los reportes contables encontramos:

·         Balance general.

·         Estado de resultados.

·         Estado de cambios al capital contable.

·         Estado de flujo de efectivo.

               

                                                                                                     

Comprobantes.

Todas las partidas asentadas en los libros de resumen y aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas por comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Los comprobantes deben ser elaborados con numeración consecutiva indicando el día de su elaboración y con las firmas de las personas que los autorizaron y elaboraron.

Libros.

Los estados financieros deben ser elaborados con fundamentos en en los libros en los cuales se hubiesen asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

CUENTAS UTILIZADAS PARA LOS REGISTROS DE.

 Devengados.

Es el valor total de los ingresos que obtiene un empleado en un mes o en una quincena según sea el caso,  este se compone por el sueldo básico, horas extras, recargos, comisiones y auxilio de transporte, las cuentas que se registran para los devengados son las siguientes:

25050 salarios por pagar.

261005 cesantías.

261010 intereses de las cesantías.

261015 vacaciones.

261020 prima de servicios.

Deducidos.

Las deducciones  al contrario de los devengados, son dineros que se descuentan del salario del empleado ya sea para realizar aportes a la seguridad social o simplemente por descuentos establecidos entre el empleado y el empleador, las cuentas para los deducidos son las siguientes:

237005 aportes a entidades promotoras de salud, E.P.S

238030 fondos de pensión

237025 Embargos judiciales

237030 Libranzas

237035 Sindicatos

237040 Cooperativas

237045 Fondos

237095 otros descuentos

Provisiones.

Las provisiones de nomina son aquellos valores que representan importantes estimados para hacer frente a situaciones que puedan originar obligaciones para la empresa. Las provisiones de nomina consisten en cuantificar tanto el monto probable de la obligación como la probabilidad de su realización.las cuentas para las provisiones son las siguientes.

510536 Prima de servicios.

510530 Cesantías.

510533 Intereses sobre las cesantías.

510539 Vacaciones.

Apropiaciones.

Son valores que la empresa debe pagar, como lo es la salud, la pensión en el porcentaje que a esta le corresponde, riesgos profesionales en su totalidad, aportes parafiscales (SENA, ICBF) las prestaciones sociales  ( prima de servicios, cesantías, intereses sobre las cesantías, dotación, vacaciones) se llaman apropiaciones porque a diferencia del devengado que se paga en la quincena o a finalizar el mes las apropiaciones son pagadas al iniciar el siguiente mes o un año después, según sea el caso.las cuentas para las apropiaciones son las siguientes:

510578 SENA

510575 Aportes ICBF

510572 Aportes caja de compensación familiar

510568 Aportes a administradoras de riesgos laborales, ARL

510551 Dotación y suministro a trabajadores

510569 Aportes a entidades promotoras de salud, EPS

510570 Aportes a fondos de pensiones y /o cesantías.

Retención en la fuente para empleados.

La retención en la fuente es un anticipo a la renta para efectos legales, en el caso de un empleado la retención se realiza a partir de 10 SMMLV, La cuenta para retención en la fuente es la siguiente:

236505 Retención en la fuente para salarios y pagos laborales