PROCESO CONTABLE MANUAL Y SISTEMATIZADO.
La información
contable de una organización es elaborada a través de lo que llamamos proceso
contable.
El proceso contable
es un ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y
resumidas para obtener estados financieros.
El proceso se
conforma de los siguientes pasos:
Registrar las transacciones
en el diario.
Pasar
la información del diario general al mayor general.
Obtener
la balanza de comprobación.
Registrar
los asientos de ajuste.
Obtener
la balanza de comprobación ajustada.
Formular
los estados financieros.
Hacer
los asientos del cierre.
Obtener la balanza de
comprobación después del cierre.
En el proceso
contable tenemos en cuenta también lo que es
el sistema de partida doble, periodo contable y todos sus conceptos.
CONCEPTOS DE TERCEROS Y CENTROS DE COSTO.
Conceptos de terceros.
La contabilidad se
conforma del registro de los hechos económicos realizados entre la empresa y
terceros ya sean clientes o proveedores.
Como se indicaba
anteriormente en la contabilidad los
terceros son aquellos entes, ya sea persona natural o jurídica que tiene
relaciones comerciales con la empresa, ellos pueden ser a aquellos clientes que
adquieran los bienes o servicios de la entidad o en su defecto provean en la
actividad económica de esta.
El objetivo de la
contabilidad es poder registrar cada uno de los hechos económicos realizados en
la empresa con sus terceros, por tanto esto debe ser registrado de manera
individual, con el objetivo de identificar dentro de la contabilidad ese hecho
especifico.
Centros de costo.
Un centro de costos
es una división que genera costos para la entidad económica, pero únicamente de
manera indirecta genera beneficio o utilidad. Por ejemplo encontramos los
departamentos de investigación y desarrollo, mercadotecnia y servicio al cliente. Las entidades
económicas pueden elegir clasificar estos centros como centros de utilidad o de
inversión, pero debido al impacto negativo en la utilidad estos son la primera
división en tomarse en cuenta al momento de hacer recorte de presupuesto o
restructuración.
REPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS.
Reportes.
Lo primero que hay
que tener en cuenta es que los reportes contables son son estados financieros
preparados por contadores para mostrar la situación financiera de una empresa
en un tiempo definido. Entre los reportes contables encontramos:
· Balance general.
·
Estado de resultados.
·
Estado de cambios al capital
contable.
·
Estado de flujo de efectivo.
Comprobantes.
Todas las partidas
asentadas en los libros de resumen y aquel donde se asienten en orden
cronológico las operaciones, deben estar respaldadas por comprobantes de
contabilidad elaborados previamente.
Los comprobantes
deben ser elaborados con numeración consecutiva indicando el día de su
elaboración y con las firmas de las personas que los autorizaron y elaboraron.
Libros.
Los estados financieros deben ser elaborados con
fundamentos en en los libros en los cuales se hubiesen asentado los
comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal
que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el
uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas
y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
CUENTAS UTILIZADAS PARA LOS REGISTROS DE.
Devengados.
Es
el valor total de los ingresos que obtiene un empleado en un mes o en una
quincena según sea el caso, este se
compone por el sueldo básico, horas extras, recargos, comisiones y auxilio de
transporte, las cuentas que se registran para los devengados son las
siguientes:
25050
salarios por pagar.
261005 cesantías.
261010
intereses de las cesantías.
261015
vacaciones.
261020
prima de servicios.
Deducidos.
Las
deducciones al contrario de los
devengados, son dineros que se descuentan del salario del empleado ya sea para
realizar aportes a la seguridad social o simplemente por descuentos
establecidos entre el empleado y el empleador, las cuentas para los deducidos
son las siguientes:
237005
aportes a entidades promotoras de salud, E.P.S
238030
fondos de pensión
237025
Embargos judiciales
237030
Libranzas
237035
Sindicatos
237040
Cooperativas
237045
Fondos
237095
otros descuentos
Provisiones.
Las
provisiones de nomina son aquellos valores que representan importantes
estimados para hacer frente a situaciones que puedan originar obligaciones para
la empresa. Las provisiones de nomina consisten en cuantificar tanto el monto
probable de la obligación como la probabilidad de su realización.las cuentas
para las provisiones son las siguientes.
510536
Prima de servicios.
510530
Cesantías.
510533
Intereses sobre las cesantías.
510539
Vacaciones.
Apropiaciones.
Son
valores que la empresa debe pagar, como lo es la salud, la pensión en el
porcentaje que a esta le corresponde, riesgos profesionales en su totalidad,
aportes parafiscales (SENA, ICBF) las prestaciones sociales ( prima de servicios, cesantías, intereses
sobre las cesantías, dotación, vacaciones) se llaman apropiaciones porque a
diferencia del devengado que se paga en la quincena o a finalizar el mes las
apropiaciones son pagadas al iniciar el siguiente mes o un año después, según
sea el caso.las cuentas para las apropiaciones son las siguientes:
510578
SENA
510575
Aportes ICBF
510572
Aportes caja de compensación familiar
510568
Aportes a administradoras de riesgos laborales, ARL
510551
Dotación y suministro a trabajadores
510569
Aportes a entidades promotoras de salud, EPS
510570
Aportes a fondos de pensiones y /o cesantías.
Retención en la fuente para empleados.
La
retención en la fuente es un anticipo a la renta para efectos legales, en el
caso de un empleado la retención se realiza a partir de 10 SMMLV, La cuenta
para retención en la fuente es la siguiente:
236505 Retención en la fuente para salarios y
pagos laborales
